Uma boa comunicação é essencial para qualquer estratégia eficaz de gestão de riscos. A comunicação clara das informações sobre riscos associados aos impactos socioambientais e medidas de controle é um componente essencial e integral dentro do processo de avaliação de riscos.
O objetivo fundamental de comunicar o resultado de sua avaliação de risco posteriormente ao resto da organização, contribui para a excelência na gestão do ESG/QSMS-RS & Sustentabilidade.
Uma avaliação de risco geralmente é executada por você como um profissional de QSMS, sendo parte de uma organização.
Para você, o resultado da avaliação de risco é, muitas vezes, bastante claro e simples de seguir.
No entanto, sempre surgem dificuldades para informar da importância desses riscos e seu tratamento.
Como você se comunica com diferentes níveis organizacionais de forma eficaz?
Como você garante que todos na sua organização não estão apenas cientes, mas também entendendo os riscos com os que estão lidando?
A gestão de riscos começa com o estabelecimento do contexto e continua por meio de seções de avaliação de risco, tratamento de risco, registro e emissão de relatórios, comunicação e consultoria e monitoramento e revisão.
Você deve comunicar sobre os riscos e seu tratamento, mas como você lida com isso?
- Se você se comunicar demais, ninguém saberá o que ouvir nem se lembrar dele.
- Se você comunicar muito pouco, ninguém entenderá o contexto ou detalhes das informações.
Use as dicas abaixo para superar essas barreiras para buscar uma melhor informação sobre os riscos elencados
Tenha um ponto em comum
Antes de falar sobre riscos, as pessoas precisam entender os conceitos básicos.
Não assuma que todos estão na mesma página em relação aos riscos.
Defina conceitos claramente para evitar confusão.
Certifique-se de que existe uma definição comum de risco estabelecida para que os colaboradores gerenciem o risco com base no conceito comum e na visão do que constitui como riscos.
Informe sua organização sobre a natureza da gestão de riscos e o porquê você está fazendo isso.
Certifique-se de que todos possam entender
À medida que você se comunica com diferentes níveis e departamentos de organização, é conveniente adaptar sua mensagem para quem recebe a mensagem.
Um dos objetivos da comunicação de risco é fornecer informações significativas, relevantes e precisas em termos claros e compreensíveis.
Esteja ciente de que esses critérios podem ser diferentes para as pessoas no andar de trabalho operacional do que para uma gestão superior.
Ajuste suas informações ao seu público-alvo para que todos na organização saibam seu papel na gestão dos riscos que enfrentam. Isso irá ajudá-lo a filtrar as informações de forma eficaz.
Considere a forma de comunicação
Quantas vezes você quer se comunicar com seus colegas?
Dependendo de quais colegas, isso pode ser todos os dias, todas as semanas, mensais ou anualmente.
Se a frequência for anual, escrever um relatório não será muito problema.
Se a frequência for semanal, escrever um relatório provavelmente será muito demorado para criar e ler.
Não vai demorar muito até que os colaboradores sejam desmotivados, o que provavelmente levará a uma comunicação menos clara ou pior, comunicação confusa!
Pense em outras formas de comunicação, como vídeos, pôsteres ou meios interativos.
É provável que uma estratégia de comunicação unilateral seja menos eficaz.
Construa um senso de inclusão e propriedade
“Você sabe que gerenciar riscos não é um trabalho de uma pessoa só.”
Esse processo envolve diferentes departamentos e colegas.
É impossível gerenciar o risco efetivamente se não houver comunicação e consolo com cada colega envolvido com cada parte interessada.
Para otimizar a comunicação e a consulta, você precisa ter certeza de que cada stakeholder entende, conhece e concorda com o que é esperado deles em relação à gestão do risco.
Ao se comunicar sobre gestão de riscos, você envolverá seus colegas e criará inclusão e propriedade.
A propriedade é importante porque vamos enfrentá-la: riscos que não são de propriedade, muitas vezes não são gerenciados.
A clareza sobre as responsabilidades pessoais é muito importante para evitar que incidentes aconteçam.
Não há necessidade de acidentes que poderiam ter sido evitados através de uma comunicação eficaz entre as partes interessadas.
Estamos juntos!
