O eSocial está chegando. E a exigência de prestação de informações de Saúde e Segurança do Trabalho -SST será um dos maiores desafios a serem cumpridos na implantação do eSocial nas empresas brasileiras.
Ainda não temos uma cultura de planejamento e preparação para o futuro no Brasil. Normalmente, deixamos as coisas acontecerem para depois tomar as medidas necessárias.
E esta nossa característica pode ser observada na preparação das empresas para este imenso projeto do governo federal chamado eSocial.
Segundo pesquisa recente da Fenacon, apenas 4,4% da empresas consultadas estavam preparadas para o eSocial.
Este projeto entrará em vigor em menos de 3 meses e deverá causar muito barulho nas empresas, particularmente para as áreas de contabilidade, RH, Dep. Pessoal e Saúde e Segurança do Trabalho.
Diante deste cenário, apresento 10 pontos estratégicos na preparação da área de SST para o eSocial, e desta maneira, contribuir com os profissionais responsáveis por desenvolver esta difícil tarefa.
1 – Programas e Laudos Atualizados
Esta é uma das ações imediatas a serem realizadas pelas empresas.
Todo mundo deve providenciar a atualização dos programas e laudos o mais breve possível.
A maior parte das informações a serem prestadas no eSocial serão retiradas de laudos como LTCAT e do Laudo Técnico de insalubridade e Periculosidade – LTIP. Por isso, estes laudos precisam estar em dia!
Nesta momento, deve ser dada atenção especial aos grupos homogêneos de exposição. Quando existirem, esses grupos precisam refletir a real atividade desenvolvida pelo trabalhador. Há uma tendência em individualizar cada vez mais a gestão da exposição a riscos ocupacionais.
As empresas de assessoria em SST geralmente são as escolhidas para resolver este problema.
2- Controle de exames médicos
Outro ponto crítico a ser enfrentado pelas empresas é o controle dos exames médicos ocupacionais.
Atualmente, é prática comum a admissão dos trabalhadores sem os exames admissionais obrigatórios. Em vários casos , estes exames são realizados posteriormente com datas retroativas.
No entanto, esta prática deve acabar quando o eSocial entrar em vigor.
Para cadastrar uma nova admissão de trabalhador no eSocial, será necessário ter em mãos as informações que constam no Atestado de Saúde Ocupacional – ASO, bem como os dados dos exames complementares realizados.
Sendo assim, todas organizações que contratem empregados precisarão ter uma boa gestão, em especial, sobre os exames periódicos, de retorno ao trabalho e de mudança de função.
Afinal de contas, a não realização destes exames pode gerar multas automáticas.
O controle de exames médicos ocupacionais deve ser feito por sistema informatizado para evitar erros e punições.
3 – Boas parcerias
As empresas de todos os portes precisam contar com parceiros qualificados, que trabalhem em proximidade e alinhados com o objetivo de aprimorar a gestão de SST para o eSocial.
As parcerias serão necessárias e estratégicas especialmente para as pequenas e médias empresas. Estes empregadores geralmente não possuem um SESMT ou profissionais de SST como empregados.
As pequenas e média empresas provavelmente deixarão a cargo das consultorias e assessorias em SST o levantamento das informações de saúde e segurança do trabalho exigidas no eSocial.
Outro grupo de profissionais que serão completamente afetados com o eSocial são os Contadores, afinal, na maioria dos casos, serão os contadores os profissionais responsáveis por enviar as informações obrigatórias para o eSocial.
Logo, todos Contadores, pessoal do RH e Dep. Pessoal devem, obrigatoriamente, trabalhar com relações estreitas com empresas e profissionais de SST.
Nesse sentido, as empresas de contabilidade e assessorias em SST precisarão criar meios e processos que proporcionem sinergia, requisito básico para o sucesso na complexa tarefa de prestação com qualidade das informações de SST ao eSocial.
Por isso, é fundamental escolher bons parceiros e alinhar os processos e a comunicação entre diversos os setores envolvidos na gestão de SST para o eSocial.
4 – PPRA e PCMSO em funcionamento
A boa gestão de SST numa empresa pode ser percebida através do bom andamento do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA e de um efetivo Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO.
Estes programas são os instrumentos mais importantes para a promoção da saúde e segurança do trabalhador e meio ambiente de trabalho. Quando o PPRA e PCMSO não estão em bom funcionamento dentro de uma empresa, seus empregados estão correndo riscos.
Todas empresas que contratem empregados regidos pela CLT são obrigadas a elaborar e implementar o PPRA e PCMSO.
Não importa o tamanho, se possui 1 ou 1.000 empregados, todos empregadores precisam destes programas. Afinal de contas, eles são obrigatórios segundo as Normas Regulamentadoras – NRs no Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.
Mas, sabemos que ainda são poucas as empresas que elaboram estes programas. E mais raras ainda, são aquelas que chegam a implementar efetivamente o PPRA e PCMSO.
Os empregadores que já estão acostumados a cumprir as regras de SST exigidas no Brasil não terão dificuldades na implantação do eSocial.
5- Diferenciar as Legislações Trabalhista X Previdenciária
Entre as informações obrigatórias a serem enviadas ao eSocial estão os benefícios trabalhistas e previdenciários que os trabalhadores tem direito por lei.
Os benefícios de Insalubridade (NR-15), Periculosidade (NR-16) e Aposentadoria Especial (Decreto 3048/99) devem ser informados ao eSocial.
Tratam-se de 2 legislações diferentes e complementares. As regras de concessão e a exposição a agentes nocivos que caracterizam o benefício de insalubridade, em muitos casos, não são as mesmas que podem dar direito ao benefício aposentadoria especial.
E este é justamente o motivo das maiores confusões e equívocos cometidos por profissionais de SST.
Preste bastante atenção antes de enviar informações sobre insalubridade e aposentadoria especial para o eSocial.
6 – Administração dos EPCs e EPIs
O controle da documentação e registros relacionados aos Equipamentos de Proteção Coletiva – EPCs e Equipamentos de Proteção Individual – EPIs é uma das tarefa mais difíceis cumpridas pela área de SST.
Todos empregadores deveriam possuir registros do aprovação, testes, tipo, uso, manutenção, eficácia e treinamentos relacionados aos EPis. E também dos EPCs.
Mas esta é uma tarefa bastante trabalhosa, que exige um controle diário e profissionais trabalhando full-time como responsáveis pela documentação e registros dos EPIs de todos trabalhadores.
Entre as informações a serem enviadas ao eSocial relacionadas a EPIs e EPCs estão:
- Comprovação de uso
- Eficácia dos equipamentos
- Higienização e manutenção
- Treinamentos
Diante dessa necessidade, será preciso que as empresas possuam evidências que comprovem as informações prestadas.
Acredito que o melhor caminho gerir os EPIs e EPCs é informatizando todo o processo de coleta e armazenamento destas informações. Os registros digitais são mais seguros e fáceis de serem acessados.
7 – Guarda da documentação e Registros de SST
Acabamos de ver a documentação e registros de EPIs e EPCs necessários para o eSocial. Mas estes são apenas parte de toda a documentação de SST necessária.
As empresas são obrigadas a guardar os programas e laudos de saúde e segurança do trabalho por, ao menos, 20 anos.
Os exames médicos também precisam ser guardados por 20 anos. Alguns exames devem ser mantidos por até 40 anos.
O tempo de guarda da documentação e registros de saúde e segurança do trabalhador é um tanto longo. Por isso, é preciso planejar a conservação destas dos meios que contém as informações importantes de SST.
A digitalização e centralização dos meios podem ser uma solução para este problema.
8 – Treinamentos
Toda atividade que envolve riscos, deve ser executada por trabalhador treinado e qualificado. Esta é uma premissa que deve ser seguida por todos empregadores.
O eSocial exige a informação sobre treinamento relacionado a EPIs. E deve ser inserido no campo {observacao} , do evento S-2200 relacionado ao cadastro do trabalhador, as seguintes informações sobre outros treinamentos obrigatórios de SST:
- o nome e descrição (ementa) do treinamento,
- nome da instituição/empresa/profissional realizadora desse treinamento,
- o seu período de realização,
- carga horária.
Segundo o a versão 2.4 do Manual do eSocial “A informação deve corresponder ao treinamento realizado, mesmo antes do início da obrigatoriedade de utilização do eSocial, já que é elemento comprovador para o exercício de funções que tem como condição a participação nesses treinamentos”.
Por isso, é preciso manter todos os treinamentos necessários em dia, bem como guardar os certificados e listas de presença.
Aliás, são diversos os treinamentos obrigatórios de SST exigidos pelas NRs do MTE.
Os treinamentos ajudam a comprovar que o empregador está trabalhando para a redução e controle dos riscos presentes em seus ambientes de trabalho.
9 – Sistemas de Gestão de SST
Administrar todas informações de saúde e segurança do trabalho sem uma ferramenta adequada será bem complicado.
As empresas com mais de 10 empregados precisarão de um sistema de gestão específico para gerenciar o departamento de SST. Ou deixar a gestão este departamento a cargo das assessorias em SST.
Sem um sistema informatizado, estes empregadores ficarão bastante suscetíveis a erros e falta de registros importantes.
Existem no mercado, diversos sistemas específicos para a área de SST. E todos eles devem estar aptos a enviar as informações ao eSocial, bem como integrados com outros softwares de gestão utilizados pelas empresas.
10 – Muita integração!
A palavra-chave é INTEGRAÇÃO!
Como serão vários os departamentos envolvidos com a geração e prestação de informações ao eSocial, todos eles precisam estar muito bem alinhados.
Os principais departamentos envolvidos são:
- Contabilidade
- RH/ Dep. Pessoal
- Medicina do Trabalho
- Segurança do Trabalho
- Produção
- Tecnologia da Informação – TI
- Gerência
É fundamental a criação de meios e processos que proporcionem a todos envolvidos informações rápidas e de qualidade sobre os acontecimentos/eventos de SST ocorridos no dia a dia das organizações.
A realização desta tarefa envolve a utilização de ferramentas de gestão, comunicação e tecnologia.
E aqueles que não se prepararem, correm o risco de acumular um passivo que pode ser alto demais quando a fiscalização bater na sua porta.
Desafios e oportunidades virão, e todos nós precisamos estar preparados!
E Como anda a implantação do eSocial na sua empresa? Quais os maiores desafios encontrados?
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