10 pontos estratégicos para preparar a área de SST para o eSocial

O eSocial está chegando. E a exigência de prestação de informações de Saúde e Segurança do Trabalho -SST será um dos maiores desafios a serem cumpridos na implantação do eSocial nas empresas brasileiras.

Ainda não temos uma cultura de planejamento e preparação para o futuro no Brasil. Normalmente, deixamos as coisas acontecerem para depois tomar as medidas necessárias.

E esta nossa  característica pode ser observada na preparação das empresas para este imenso projeto do governo federal chamado eSocial.

Segundo pesquisa recente da Fenacon, apenas 4,4% da empresas consultadas estavam preparadas para o eSocial.

Este projeto entrará em vigor em menos de 3 meses e deverá causar muito barulho nas empresas, particularmente para as áreas de contabilidade, RH, Dep. Pessoal e Saúde e Segurança do Trabalho.

Diante deste cenário, apresento 10 pontos estratégicos  na preparação da área de SST para o eSocial, e desta maneira, contribuir com os profissionais responsáveis por desenvolver esta difícil tarefa.

1 – Programas e Laudos Atualizados

Esta é uma das ações imediatas a serem realizadas pelas empresas.

Todo mundo deve providenciar a atualização dos programas e laudos o mais breve possível.

A maior parte das informações a serem prestadas no eSocial serão retiradas de laudos como LTCAT e do Laudo Técnico de insalubridade e Periculosidade – LTIP. Por isso, estes laudos precisam estar em dia!

Nesta momento, deve ser dada atenção especial aos grupos homogêneos de exposição. Quando existirem, esses grupos precisam refletir a real atividade desenvolvida pelo trabalhador. Há uma tendência em individualizar cada vez mais a gestão da exposição a riscos ocupacionais.

As empresas de assessoria em SST geralmente são as escolhidas para  resolver este problema.

2- Controle de exames médicos

Outro ponto crítico a ser enfrentado pelas empresas é o controle dos exames médicos ocupacionais.

Atualmente, é prática comum  a admissão dos trabalhadores sem os exames admissionais obrigatórios. Em vários casos , estes exames são realizados posteriormente com datas retroativas.

No entanto, esta prática deve acabar quando o eSocial entrar em vigor.

Para cadastrar uma nova admissão de trabalhador no eSocial, será necessário ter em mãos as informações que constam no Atestado de Saúde Ocupacional – ASO, bem como os dados dos exames complementares realizados.

Sendo assim, todas organizações que contratem empregados precisarão ter uma boa gestão, em especial, sobre os exames periódicos, de retorno ao trabalho e de mudança de função.

Afinal de contas, a não realização destes exames pode gerar multas automáticas.

O controle de exames médicos ocupacionais deve ser feito por sistema informatizado para evitar erros e punições.

3 – Boas parcerias

As empresas de todos os portes precisam contar com parceiros qualificados, que trabalhem em proximidade e alinhados com o objetivo de  aprimorar a gestão de SST para o eSocial.

As parcerias serão necessárias e estratégicas especialmente para as pequenas e médias empresas.  Estes empregadores geralmente não possuem um SESMT ou profissionais de SST como empregados.

As pequenas e média empresas provavelmente deixarão a cargo das consultorias e assessorias em SST o levantamento das informações de saúde e segurança do trabalho exigidas no eSocial.

Outro grupo de profissionais que serão completamente afetados com o eSocial são os Contadores, afinal, na maioria dos casos, serão os contadores os profissionais responsáveis por enviar as informações obrigatórias para o eSocial.

Logo, todos  Contadores, pessoal do RH e Dep. Pessoal devem, obrigatoriamente, trabalhar com relações estreitas com empresas e profissionais de SST.

Nesse sentido, as empresas de contabilidade e assessorias em SST precisarão criar meios e processos que proporcionem sinergia, requisito básico para o sucesso na complexa tarefa de prestação com qualidade das informações de SST ao eSocial.

Por isso, é fundamental escolher bons parceiros e alinhar os processos e a comunicação entre diversos os setores envolvidos na gestão de SST para o eSocial.

4 – PPRA e PCMSO em funcionamento

A boa gestão de SST numa empresa pode ser percebida através do bom andamento do Programa de Prevenção de Riscos Ambientais – PPRA e de um efetivo Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO.

Estes programas são os instrumentos mais importantes para a promoção da saúde e segurança do trabalhador e meio ambiente de trabalho. Quando o PPRA e PCMSO  não estão em bom funcionamento dentro de uma empresa, seus empregados estão correndo riscos.

Todas empresas que contratem empregados regidos pela CLT são obrigadas a elaborar e implementar o PPRA e PCMSO.

Não importa o tamanho, se possui 1 ou 1.000 empregados, todos empregadores precisam destes programas. Afinal de contas, eles são obrigatórios segundo as Normas RegulamentadorasNRs no Ministério do Trabalho e Emprego – MTE.

Mas, sabemos que ainda são poucas as empresas que elaboram estes programas. E mais raras ainda, são aquelas que chegam a implementar efetivamente o PPRA e PCMSO.

Os empregadores que já estão acostumados a cumprir as regras de SST exigidas no Brasil não terão dificuldades na implantação do eSocial.

5- Diferenciar  as Legislações Trabalhista X Previdenciária

Entre as informações obrigatórias a serem enviadas ao eSocial estão os benefícios trabalhistas e previdenciários que os trabalhadores tem direito por lei.

Os benefícios de Insalubridade (NR-15), Periculosidade (NR-16) e Aposentadoria Especial (Decreto 3048/99) devem ser informados ao eSocial.

Tratam-se de 2 legislações diferentes e complementares. As regras de concessão e a exposição a agentes nocivos que caracterizam o benefício de insalubridade, em muitos casos, não são as mesmas que podem dar  direito ao benefício aposentadoria especial.

E este é justamente o motivo das maiores confusões e equívocos cometidos por profissionais de SST.

Preste bastante atenção antes de enviar informações sobre insalubridade e aposentadoria especial para o eSocial.

6 – Administração dos EPCs e EPIs

O controle da documentação e registros relacionados aos Equipamentos de Proteção Coletiva – EPCs e Equipamentos de Proteção Individual – EPIs é uma das tarefa mais difíceis cumpridas pela área de SST.

Todos empregadores deveriam possuir registros do aprovação, testes, tipo, uso, manutenção, eficácia e treinamentos relacionados aos EPis. E também dos EPCs.

Mas esta é uma tarefa bastante trabalhosa, que exige um controle diário e profissionais trabalhando full-time como responsáveis pela documentação e registros dos EPIs de todos trabalhadores.

Entre as informações a serem enviadas ao eSocial relacionadas a EPIs e EPCs estão:

  • Comprovação de uso
  • Eficácia dos equipamentos
  • Higienização e manutenção
  • Treinamentos

Diante dessa necessidade, será preciso que as empresas possuam evidências que comprovem as informações prestadas.

Acredito que o melhor caminho gerir os EPIs e EPCs é informatizando todo o processo de coleta e armazenamento destas informações. Os registros digitais são mais seguros e fáceis de serem acessados.

7 – Guarda da documentação e Registros de SST

Acabamos de ver a documentação e registros de EPIs e EPCs necessários para o eSocial. Mas estes são apenas parte de toda a documentação de SST necessária.

As empresas são obrigadas a guardar os programas e laudos de saúde e segurança do trabalho por, ao menos, 20 anos.

Os exames médicos também precisam ser guardados por 20 anos. Alguns exames devem ser mantidos por até 40 anos.

O tempo de guarda da documentação e registros de saúde e segurança do trabalhador é um tanto longo. Por isso, é preciso planejar a conservação destas dos meios que contém as informações importantes de SST.

A digitalização e centralização dos meios podem ser uma solução para este problema.

8 – Treinamentos

Toda atividade que envolve riscos, deve ser executada por trabalhador treinado e qualificado.  Esta é uma premissa que deve ser seguida por todos empregadores.

O eSocial exige a informação sobre treinamento relacionado a EPIs. E deve ser inserido no campo {observacao} , do evento S-2200 relacionado ao cadastro do trabalhador, as seguintes informações sobre outros treinamentos obrigatórios de SST:

  • o nome e descrição (ementa) do treinamento,
  • nome da instituição/empresa/profissional realizadora desse treinamento,
  • o seu período de realização,
  • carga horária.

Segundo o a versão 2.4 do Manual do eSocial “A informação deve corresponder ao treinamento realizado, mesmo antes do início da obrigatoriedade de utilização do eSocial, já que é elemento comprovador para o exercício de funções que tem como condição a participação nesses treinamentos”.

Por isso, é preciso manter todos os treinamentos necessários em dia, bem como guardar os certificados e listas de presença.

Aliás, são diversos os treinamentos obrigatórios de SST exigidos pelas NRs do MTE.

Os treinamentos ajudam a comprovar que o empregador está trabalhando para a redução e controle dos riscos presentes em seus ambientes de trabalho.

 

9 – Sistemas de Gestão de SST

Administrar todas informações de saúde e segurança do trabalho sem uma ferramenta adequada será bem complicado.

As empresas com mais de 10  empregados precisarão de um sistema de gestão específico para gerenciar o departamento de SST. Ou deixar a gestão este departamento a cargo das assessorias em SST.

Sem um sistema informatizado, estes empregadores ficarão bastante suscetíveis a  erros e falta de registros importantes.

Existem no mercado, diversos sistemas específicos para a área de SST. E todos eles devem estar aptos a enviar as informações ao eSocial, bem como integrados com outros softwares de gestão utilizados pelas empresas.

10 – Muita integração!

A palavra-chave é INTEGRAÇÃO!

Como serão vários os departamentos envolvidos com a geração e prestação de informações ao eSocial, todos eles precisam estar muito bem alinhados.

Os principais departamentos envolvidos são:

  • Contabilidade
  • RH/ Dep. Pessoal
  • Medicina do Trabalho
  • Segurança do Trabalho
  • Produção
  • Tecnologia da Informação – TI
  • Gerência

É fundamental a criação de meios e processos que proporcionem a todos envolvidos informações rápidas e de qualidade sobre os acontecimentos/eventos de SST ocorridos no dia a dia  das organizações.

A realização desta tarefa envolve a utilização de ferramentas de gestão, comunicação e tecnologia.

E aqueles que não se prepararem, correm o risco de acumular um passivo que pode ser alto demais quando a fiscalização bater na sua porta.

Desafios e oportunidades virão, e todos nós precisamos estar preparados!

E Como anda a implantação do eSocial na sua empresa? Quais os maiores desafios encontrados?
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