O papel dos procedimentos como barreira na prevenção.

Começava a moda das novas visões em segurança naquela época, legal, interessante… Gosto das ideias desses psicólogos sobre Segurança do Trabalho.

Estava me recuperando da quinta ou sexta malária (bom para quem quer fazer dieta), quando a turma resolveu fazer novos procedimentos para algumas tarefas (não me lembro a razão).

Empolgados, escreveram um novo procedimento (parecia um livro), cheio de fluxograma, mencionando a estratégia, utilizando o pensamento das novas visões, e, realmente, depois que eu li, acredito que só eles mesmos entenderiam, pois eu não entendi coisa nenhuma.

Mas, como estava fora de combate não me consultaram e lançaram, em um trecho no meio da Selva (nascentes do Rio Nilo) com 5 mil colaboradores filipinos e tailandeses, que não falam inglês, nem nada.

Resumindo: fatalidades, lesões etc,

Analise das causas raiz? Procedimentos!

E assumo, interinamente, essa culpa. Como líder, não poderia fugir as minhas reponsabilidades, pois não fiz um follow up com a equipe das decisões deles sobre o dia a dia.

Estávamos em um ambiente de trabalho que incentivava o pessoal das operações a desviar-se dos procedimentos o tempo todo.

E a equipe decide fazer um procedimento que… Deixa pra lá, minha culpa!

Para que servem os procedimentos? Sua importância?

É uma barreira, sim, para evitar eventos indesejáveis.

E cá entra nós, deveriam ser os mais simples possíveis, pois quem vai ler não é quem escreveu, mas, sim, quem vai utilizar em suas tarefas.

Princípios fundamentais na gestão de procedimentos

  • Os procedimentos são apropriados?
  • Em primeiro lugar, um procedimento é a forma certa de controle de risco?

Controles administrativos, como procedimentos, não são tão confiáveis quanto soluções de engenharia ou hardware/design.

Eles devem ser usados onde um controle projetado não é possível ou razoavelmente viável de implementar.

Determine quais operações ou tarefas precisam de procedimentos (nem todas elas o farão).

Você precisa ser capaz de demonstrar o processo usado para tomar essas decisões, então observe os critérios que você usou.

Informe o desenvolvimento dos procedimentos conversando com os usuários e caminhando pela tarefa com eles.

Como eles devem ser?

Entenda para quem os documentos são destinados e como eles serão utilizados (para treinamento, resposta de emergência, operações normais etc.), pois isso informará o tipo de documento e nível de detalhamento.

Você precisa de procedimentos que são encaminhados passo a passo cada vez que a tarefa é realizada; aqueles que podem ser referidos periodicamente durante a tarefa; ou aqueles que são fornecidos para fins de informação/treinamento?

Por exemplo, listas de verificação podem ser mais apropriadas para uso no trabalho.

Quanto mais raramente um procedimento é usado (por exemplo, perturbações de plantas, resposta de emergência), mais detalhado o procedimento pode precisar ser.

Os procedimentos devem ser precisos e apresentados em um formato compatível com as necessidades do usuário final e adequado para a tarefa que eles são projetados para suportar.

Os procedimentos devem identificar os riscos e controles envolvidos no preenchimento da tarefa, incluindo erro humano.

O que pode dar errado e o que você espera que o usuário faça sobre isso?

Tenha cuidado ao definir um formato ou modelo padrão para todos os procedimentos da empresa: há o perigo de que um procedimento simples, de ajuste para fins, possa se tornar desordenado se determinadas seções tiverem que ser incluídas.

Considere fornecer uma seleção de modelos que podem ser adaptados por um autor de procedimentos.

Tenha um mecanismo formal em vigor para garantir que os funcionários sejam treinados em procedimentos novos/atualizados, inclua informações sobre porque o procedimento foi emitido, quando ele deve ser utilizado e como ele difere dos procedimentos anteriores.

Criar um processo para garantir que os procedimentos permaneçam válidos e atualizados junto de  um mecanismo formal para a remoção de procedimentos desatualizados.

Certifique-se de que os controles processuais relevantes sejam revistos após um incidente, não conformidade de auditoria ou como resultado de mudanças no local de trabalho.

Além de assegurar o conteúdo técnico, considere como o procedimento é apresentado e formatado a maioria das orientações sobre este assunto é consistente.

Vi muitos procedimentos incluírem informações básicas sobre EPIs, ou referenciar as regras gerais do site.

Sugiro que as regras básicas do site não sejam incluídas em todos os procedimentos e apenas documentem os requisitos de EPIs se forem específicas dos perigos da tarefa.

Finalmente…

Além de considerar procedimentos, também abordam a concepção de equipamentos, controles e interfaces a que os procedimentos se referem.

Não adianta ter uma instrução clara do que fazer e quando fazê-lo, se, por exemplo, o equipamento a que o procedimento se refere não é devidamente rotulado e projetado de acordo com os princípios dos fatores humanos.

Estamos juntos!

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