Como acessar e enviar as informações de SST ao eSocial

Em julho de 2019, as empresas começarão a enviar ao eSocial as informações de SST. Essa obrigatoriedade transformará a área de Saúde e Segurança do Trabalho no país. Conhecer os requisitos técnicos do sistema, os meios de acesso e de transmissão dos dados é essencial para evitar problemas futuros.

Existem, basicamente, duas formas de acessar e transmitir informações no eSocial: pelo Portal do eSocial na internet ou pelo software de uso da empresa. A maioria das empresas ou responsáveis autorizados utilizará o próprio software.

As informações são agrupadas em eventos, que obedecem a uma ordem lógica de envio. Os dados dos primeiros arquivos serão necessários ao processamento dos dados dos arquivos posteriores, como mostra a Figura Sequenciamento dos Eventos.

Por exemplo, o evento S-1000 – Informações do Empregador/Contribuinte/Órgão Público é pré-requisito para todos os outros eventos. Dentre os eventos de SST, o S-1060 provavelmente será enviado primeiro, já que as suas informações serão necessárias a eventos como o S-2240 e o S-2210.

De acordo com a NDE 01/2018 versão 2.0, há 6 eventos de SST no eSocial:

• S-1060 – Tabela de Ambientes de Trabalho;
• S-2210 – Comunicação de Acidente de Trabalho;
• S-2220 – Monitoramento da Saúde do Trabalhador;
• S-2221 – Exame Toxicológico do Motorista Profissional;
• S-2240 – Condições Ambientais do Trabalho – Fatores de Risco;
• S-2245 – Treinamentos, Capacitações e Exercícios Simulados.

Cada evento consiste em um formulário eletrônico com campos de informações a serem preenchidos (veja exemplo da Figura abaixo), que será salvo em um arquivo .xml e enviado ao eSocial pelo software da própria empresa via internet.

Certificação Digital

Para acessar o eSocial, seja pelo software da empresa ou pelo Portal do eSocial, é preciso ter o Certificado Digital, uma espécie de “carteira de identidade digital” que garante a segurança e validade jurídica dos arquivos enviados.

Aqueles que estão dispensados de ter Certificado Digital gerarão um Código de Acesso ao Portal do eSocial.

Mas atenção: apenas alguns empregadores/contribuintes têm a opção de gerar o Código de Acesso, como o MEI – Microempreendedor Individual, as pequenas empresas optantes pelo Simples (que possuam até 1 empregado), e o contribuinte individual equiparado à empresa e o produtor rural pessoa física (que possuam até 7 empregados).

Os demais precisam utilizar o Certificado Digital.

O Certificado Digital é exigido em dois momentos: na transmissão dos arquivos e na assinatura dos documentos. Deve pertencer à série A (A1 ou A3) e, para que seja aceito na função de transmissor de solicitações ao eSocial, deve ser do tipo e-CPF ou e-CNPJ.

A emissão, renovação e revogação de Certificado Digital e-CPF ou e-CNPJ é realizada por empresas autorizadas pela Receita Federal (veja aqui a lista das Autoridades Certificadoras Habilitadas).

O valor varia de acordo com o tipo e o prazo de validade. O Certificado Digital do tipo A3 é válido por até 3 anos e custa cerca de 450 reais.

Acesso pelo Portal do eSocial ou software da empresa

Recomenda-se o acesso pelo software da empresa ou do responsável autorizado. O acesso pelo Portal do eSocial deve ser feito somente em situações de contingência.

Usar as duas plataformas (software da empresa e Portal do eSocial simultaneamente) dificulta o controle de envio dos arquivos e de recebimento dos protocolos, comprovantes e mensagens do sistema.

Embora a ferramenta eSocialBX permita “baixar” os arquivos enviados, ainda não é possível sincronizar e parear os bancos de dados das empresas e do eSocial de forma automática.

Os softwares de Gestão Contábil, Recursos Humanos, Departamento Pessoal, Saúde e Segurança do Trabalho, bem como ERPs e tantos outros, são o principal meio para gerir a informação e comunicação com os órgãos de Governo através do eSocial.

Quem é responsável pelo envio das informações?

O empregador é o responsável, e cabe a ele decidir quem enviará quais informações ao eSocial. Ele pode outorgar poderes por meio de  procuração (digital ou não) para uma pessoa ou empresa com Certificado Digital acessar os dados de determinado CNPJ ou CPF.

O empregador pode, por exemplo, autorizar o Contador a enviar todos os eventos referentes ao seu CNPJ, e permitir que a Assessoria de SST acesse somente os eventos de SST.

Há vários perfis de acesso ao eSocial, e um deles está relacionado ao grupo de eventos de SST. É importante definir quem serão os responsáveis pelos registros, pois a prestação de informações equivocadas pode gerar transtornos e perdas.

Mesmo quando o Contador, ou outro preposto, for o único responsável por transmitir os dados, o profissional de SST poderá entregar os eventos de SST do cliente já preenchidos e salvos em arquivos eletrônicos. Estes serão importados pelo software de Folha de Pagamento, que os enviará ao eSocial.

Independente de como cada empresa está se organizando, a dica é assegurar que os processos e a comunicação entre os envolvidos fluam da melhor maneira possível.